A folha de pagamento é uma das tarefas mais importantes da área de Recursos Humanos, e, consequentemente, a que demanda mais tempo. Dependendo do tamanho da empresa, o setor de RH pode passar dias apenas no cálculo das folhas. Pensando nisso, vamos explicar neste artigo por que terceirizar a folha de pagamento. Continue a leitura.
O que é folha de pagamento?
A folha de pagamento é o nome dado a uma espécie de lista de remunerações pagas aos colaboradores de uma empresa. Também conhecido como holerite, essa lista consiste em traduzir as informações trabalhistas dos funcionários em dados contábeis para que a empresa possa calcular o pagamento líquido e bruto de cada um.
Realizar este processo exige conhecimentos específicos do setor de Recursos Humanos (RH) em matemática financeira e leis trabalhistas.
No Brasil, é obrigação legal de qualquer empresa preparar a folha de pagamento dos funcionários. As corporações que não cumprirem com as exigências e prazos para enviarem essa documentação podem ser multadas com valores a partir de R$1.812,87.
Como calcular a folha de pagamento?
Fazer o cálculo da folha de pagamento é uma atividade de grande responsabilidade, já que este documento serve como uma espécie de “histórico empresarial” do funcionário e pode ter função operacional, contábil e fiscal.
Este documento pode servir para financiamento de automóveis e casas. Além disso, é uma exigência comprobatória para a aposentadoria. Por isso, é de extrema importância que as folhas de pagamento sejam calculadas com o auxílio de um sistema organizado e simples.
O cálculo é feito através da soma de todos os registros financeiros do colaborador, como salário, descontos ou bônus. Também devem entrar itens como horas extras, descontos de benefícios – como Vale Refeição -, e a incidência de impostos.
Deve constar na folha de pagamento também a análise das horas de trabalho, jornadas adicionais, licenças médicas e descansos remunerados. É necessário verificar se houve faltas no mês em questão e se elas foram justificadas. Também é necessário inserir descontos de encargos sociais e imposto de renda.
Por que terceirizar a folha de pagamento?
O RH é um setor muito atarefado, e por conta disso pode acabar se sobrecarregando com a correria do dia a dia. Já citamos a importância da folha de pagamento acima, e, por sempre ter muitas coisas para fazer, o RH pode acabar perdendo o prazo de entrega do documento.
Para evitar isso, é relevante contratar uma empresa terceirizada para fazer o cálculo da folha de pagamento. Assim, o RH pode otimizar seu tempo de serviço com as outras tarefas e focar mais na gestão de pessoas.
Vantagens de terceirizar a folha de pagamento
Além de otimizar o tempo do setor de Recursos Humanos, a terceirização (ou outsourcing) da folha de pagamento trará inúmeras vantagens para sua empresa, entre elas:
Automatização do cálculo: A empresa contratada poderá utilizar softwares específicos para automatizar o cálculo, criando várias folhas em segundos, reduzindo o tempo da tarefa pela metade;
Redução de custos: Por incrível que pareça, terceirizar a folha de pagamento sai mais barato do que manter os serviços dentro da empresa contratante, pois o processo da folha mensal demanda que as empresas possuam um departamento específico apenas para isso, ou contrate novos funcionários;
Mais segurança: Como a empresa terceirizada possui uma equipe específica e profissional na área de folha de pagamento, a chance do cálculo sair errado ou acontecer algum imprevisto é quase nula, oferecendo uma segurança maior quanto a possível ocorrência de eventuais multas e reclamações de funcionários por erros na folha;
Segurança de dados: A empresa contratada deverá garantir o sigilo total de dados do departamento pessoal da corporação.
A empresa contratante poderá repassar para terceirização:
- Férias individuais e coletivas dos empregados;
- Calcular e processar a folha de pagamento levando em conta os descontos e adiantamentos dos funcionários;
- Emitir documentos e guias de recolhimento do INSS e FGTS;
- Atender às suas necessidades e benefícios legais;
- Relatórios DIRF e RAIS;
- Décimo-terceiro salário;
- Informe de rendimento para o Imposto de Renda dos empregados;
- Gerenciamento de alterações cadastrais automáticas.
Pensando nisso, nós da Genter desenvolvemos soluções inovadoras para facilitar a vida do RH. Com a terceirização da folha de pagamento, sobra mais tempo para que o RH foque na gestão de pessoas.
Caso queira saber um pouco mais sobre o assunto, converse com um de nossos especialistas.
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